Samantekt: Utanaðkomandi Business Central sérfræðingur getur verið góður kostur þegar fyrirtæki þarf reglulega aðstoð en verkefnin kalla ekki á fullt stöðugildi. Stuðningurinn getur náð yfir notendaaðstoð, gagnavinnslu, skýrslugerð og umbætur á verkferlum. Ávinningurinn ræðst af skýrum verkefnum, viðeigandi aðgangi og þjónustusamningi sem skilgreinir bæði umfang og ábyrgð.
Microsoft Dynamics 365 Business Central er hluti af daglegum rekstri margra fyrirtækja. Samt getur reynst erfitt að finna tíma til að bæta nýtingu kerfisins samhliða öðrum verkefnum.
Skýrsla er unnin handvirkt í hverjum mánuði. Sami innslátturinn endurtekur sig. Starfsfólk rekst á vandamál sem enginn hefur tíma til að skoða til hlítar. Smærri umbætur safnast upp á verkefnalista.
Þegar þetta verður viðvarandi getur borgað sig að fá sérfræðing til að sinna afmörkuðum verkefnum og reglulegum stuðningi.
Hvaða verkefni henta utanaðkomandi stuðningi?
Best er að byrja á verkefnum sem koma reglulega upp, taka tíma frá starfsfólki eða krefjast sérþekkingar sem vantar innan fyrirtækisins.
Notendaaðstoð og fræðsla: Leiðbeiningar um daglega kerfisvinnu, úrlausn vandamála og þjálfun nýrra notenda.
Gagnavinnsla og gagnagæði: Undirbúningur innflutnings og yfirferð á vöru-, viðskiptamanna- og birgjagögnum samkvæmt samþykktum reglum.
Skýrslugerð: Uppsetning og lagfæring skýrslna, afstemming niðurstaðna og einföldun endurtekinnar gagnavinnslu.
Stillingar og verkferlar: Yfirferð á sölupöntunum, innkaupum, birgðaferlum eða samþykktarflæði og tillögur að umbótum.
Prófanir og skjölun: Prófun lykilferla fyrir breytingar og gerð leiðbeininga fyrir starfsfólk.
Eftirfylgni með tæknimálum: Greining villna og samskipti við núverandi kerfisþjónustuaðila eða birgja viðbóta.
Mikilvægt er að velja sérfræðing eftir verkefnunum. Sá sem þekkir fjármálaferla vel hefur ekki endilega sömu reynslu af birgðastýringu, framleiðslu eða forritun.
Hvenær borgar þetta sig?
Utanaðkomandi stuðningur getur hentað sérstaklega vel þegar þörfin er regluleg en breytileg. Fyrirtækið gæti þurft nokkrar klukkustundir á viku, aukinn stuðning á álagstímum eða tímabundna aðstoð við uppsafnaðan verkefnalista.
Til að meta hagkvæmnina þarf að skoða meira en tímagjald sérfræðingsins:
- Hversu mikill tími starfsfólks fer í verkefnin í dag?
- Hversu oft þarf að leiðrétta gögn eða endurtaka vinnu?
- Hvaða verkefni tefjast vegna skorts á þekkingu?
- Hversu mikinn tíma þarf fyrirtækið sjálft að leggja í samstarfið?
Ímyndum okkur að mánaðarleg skýrslugerð taki einn vinnudag vegna handvirkrar samantektar. Afmarkað verkefni gæti falist í að greina vinnuna, bæta skýrsluna og þjálfa starfsmann í nýju verklagi. Árangurinn væri þá metinn út frá tímasparnaði og áreiðanleika niðurstaðna.
Þegar verkefnin verða umfangsmikil og krefjast stöðugrar nærveru getur eigin starfsmaður eða blanda af innri og ytri þekkingu hentað betur.
Hvaða aðgang þarf sérfræðingurinn?
Aðgangur á að ráðast af verkefninu. Skýrslugerð getur krafist lesaðgangs að tilteknum gögnum, en breytingar á grunnskrám eða stillingum þurfa víðtækari heimildir.
Business Central býður upp á heimildasöfn og öryggishópa til að stýra aðgangi. Viðeigandi leyfi og aðgangsleið þarf að staðfesta fyrir viðkomandi notkun.
Gott verklag er að:
- Nota persónugreinanlegan aðgang og fjölþáttaauðkenningu.
- Veita aðeins þær heimildir sem verkefnin krefjast.
- Skilgreina hvaða fyrirtækjum og umhverfum má vinna í.
- Prófa breytingar í prófunarumhverfi áður en þær fara í rekstur.
- Ákveða hver samþykkir breytingar á gögnum og stillingum.
- Endurskoða og afturkalla aðgang þegar verkefnum lýkur.
Sérfræðingur þarf því ekki sjálfkrafa full stjórnandaréttindi. Fyrir þjónustuaðila sem uppfylla skilyrði Microsoft getur framseldur stjórnunaraðgangur í Business Central Online einnig komið til greina. Sú leið er sérstaklega ætluð samstarfsaðilum og þarf að setja upp með samþykki viðskiptavinar.
Hvernig skilgreinum við gagnlegt þjónustuumfang?
„Aðstoð við Business Central“ er of víð lýsing ein og sér. Gagnlegur þjónustusamningur þarf að segja hvaða verkefnum verður sinnt og hvernig vinnunni verður stýrt.
Verkefni og forgangsröðun. Tilgreinið helstu verkefnaflokka og einn ábyrgðaraðila hjá fyrirtækinu sem forgangsraðar beiðnum.
Tími og viðbrögð. Skilgreinið mánaðarlegt vinnuframlag, þjónustutíma og viðbragðstíma. Viðbragðstími segir hvenær beiðni er tekin til meðferðar; hann er ekki það sama og loforð um úrlausn.
Mörk þjónustunnar. Takið fram hvort forritun, nýjar samþættingar, meiriháttar innleiðingar og vinna utan þjónustutíma séu innifalin eða sérstaklega verðlögð. Skilgreinið líka hvernig viðbótarvinna er samþykkt.
Ábyrgð og afhending. Ákveðið hver samþykkir breytingar, hvernig þær eru prófaðar og hvaða skjölun fylgir. Ef annar aðili sér þegar um kerfið þarf verkaskiptingin að vera skýr.
Árangur. Fylgið eftir loknum verkefnum, tímanotkun og ávinningi. Markmiðið getur verið minni handavinna, færri endurtekin vandamál eða hraðari afgreiðsla pantana og reikninga.
Byrjið með afmarkað verkefni
Fyrsti mánuðurinn getur nýst til að kortleggja þörfina, ganga frá aðgangi og leysa tvö til þrjú forgangsverkefni. Að því loknu liggur betur fyrir hvers konar sérþekkingu þarf og hversu umfangsmikill reglulegur stuðningur á að vera.
Þannig verður þjónustan byggð á raunverulegri þörf fyrirtækisins og árangri sem hægt er að fylgja eftir.
Þarf fyrirtækið þitt reglulega aðstoð við Business Central? Hafðu samband við Talents á contact@talents.is. Við skoðum verkefnin með þér og mótum þjónustufyrirkomulag með viðeigandi sérþekkingu, skýru umfangi og mælanlegum markmiðum.
