Bókhaldsstofur geta sparað tíma með skýrari gagnaskilum, færri handtökum milli kerfa og betri yfirsýn yfir verkefni. Talents hjálpar til við að greina hvar vinnan tefst og finna viðeigandi stuðning, hvort sem þörfin er fyrir sérhæft starfsfólk, kerfisaðstoð eða sjálfvirkni.
Það vantar kvittun. Reikningur liggur í tölvupósti. Sölugögn þarf að lagfæra í Excel áður en hægt er að flytja þau inn í bókhaldskerfið. Viðskiptavinur spyr hvort allt sé tilbúið, en starfsmaðurinn sem þekkir stöðuna er upptekinn.
Hvert verkefni virðist lítið eitt og sér. Þegar þau endurtaka sig hjá mörgum viðskiptavinum getur stór hluti vinnudagsins farið í gagnaleit, samhæfingu og eftirfylgni. Þá verður minni tími fyrir bókhaldið sjálft, faglega yfirferð og ráðgjöf.
Hér eru fimm leiðir til að einfalda vinnuna og nýta tíma starfsfólks betur.
1. Gerið viðskiptavinum auðveldara að skila réttum gögnum
Þegar gögn berast í tölvupósti, skilaboðum og ólíkum möppum verður erfitt að sjá hvað hefur skilað sér og hvað vantar. Viðskiptavinurinn getur talið sig hafa sent allt, þótt enn vanti upplýsingar til að vinna verkið.
Skýrt ferli fyrir gagnaskil hjálpar báðum aðilum. Viðskiptavinurinn þarf að vita:
- Hvaða gögnum á að skila.
- Hvar á að skila þeim.
- Hvenær þau þurfa að berast.
Starfsfólkið þarf síðan sameiginlega yfirsýn yfir það sem hefur borist og það sem bíður. Áminningar geta þá snúist um tiltekin gögn sem vantar og dregið úr óþarfa samskiptum.
Gott fyrsta skref er að velja hóp viðskiptavina með sambærilegar þarfir og samræma gagnaskilin hjá þeim.
2. Fækkið handtökum milli kerfa
Endurtekin vinna við að afrita, lagfæra og flytja gögn tekur tíma og skapar hættu á mistökum.
Starfsmaður gæti til dæmis sótt sölugögn í hverjum mánuði, breytt dálkum í Excel og flutt skjalið inn í bókhaldskerfi. Ef sama vinnan endurtekur sig má kanna hvort staðlað innflutningssnið eða kerfistenging geti einfaldað hana.
Áður en ferlið er sjálfvirknivætt þarf að skilgreina hvaða gögn eiga að flytjast, hvernig villur eru greindar og hver yfirfer niðurstöðuna. Ófullnægjandi gögn þurfa að fara í yfirferð áður en vinnslan heldur áfram.
Markmiðið er að fækka handvirkum skrefum og halda um leið góðri stjórn á gæðum gagnanna.
3. Hafið stöðu verkefna sýnilega
Þegar margir starfsmenn sinna mörgum viðskiptavinum þarf staða verkefna að vera aðgengileg fleirum en þeim sem vann síðast í þeim.
Sameiginleg verkefnayfirsýn ætti að sýna:
- Hvað er tilbúið til vinnslu.
- Hvaða gögn eða svör vantar.
- Hver ber ábyrgð á næsta skrefi.
- Hvaða verkefni nálgast skilafrest.
Þetta auðveldar forgangsröðun og dreifingu álags. Það verður líka einfaldara að taka við verkefnum þegar samstarfsmaður er í fríi eða veikindum.
Oft má byrja á að nýta betur þau verkfæri sem stofan hefur þegar og samræma hvernig teymið notar þau.
4. Látið sérþekkinguna nýtast þar sem hennar er mest þörf
Reyndur bókari getur eytt miklum tíma í gagnaundirbúning, tæknilega aðstoð og leit að upplýsingum. Með skýrri verkaskiptingu má fela stuðningsaðila afmörkuð verkefni og skapa meira svigrúm fyrir yfirferð og ráðgjöf.
Mikilvægt er að greina á milli tveggja þarfa:
Bókhaldsstuðningur getur meðal annars náð yfir reikningaskráningu, skipulagningu fylgiskjala og undirbúning afstemminga, eftir hæfni starfsfólks og samþykktu verklagi.
Kerfisstuðningur getur náð yfir gagnainnflutning, skýrslugerð, stillingar, leiðbeiningar og úrlausn notendavandamála. Fyrir fyrirtæki sem nota Microsoft Dynamics 365 Business Central getur sérfræðingur í kerfinu sinnt slíkum verkefnum í samstarfi við núverandi teymi og þjónustuaðila.
Í báðum tilvikum þarf að skilgreina verkefnin, veita viðeigandi aðgang og ákveða hver yfirfer og samþykkir vinnuna. Bókhaldslegt mat þarf að vera hjá þeim sem hafa til þess þekkingu og bera ábyrgð á því.
5. Sjáið hvað tekur meiri tíma en áætlað var
Þegar þjónusta er seld á föstu mánaðargjaldi skiptir máli að skilja hversu mikil vinna fer í hvern viðskiptavin.
Gagnaleit, endurteknar leiðréttingar og ófyrirséð aukaverk geta aukið umfangið án þess að það sé sýnilegt. Einföld skráning á þessum verkefnum hjálpar til við að finna hvað veldur.
Lausnin getur verið betri leiðbeiningar til viðskiptavinar, breytt verkferli, kerfistenging eða skýrara samkomulag um hvað er innifalið í þjónustunni.
Þannig verður auðveldara að bæta vinnuna og ræða umfang þjónustunnar út frá raunverulegum verkefnum.
Byrjið á einu verkefni og mælið muninn
Ekki þarf að breyta öllu í einu. Veljið eitt verkefni sem endurtekur sig og tekur óþarflega mikinn tíma.
Skráið hversu langan tíma það tekur í dag og hversu oft þarf að kalla eftir gögnum eða leiðrétta vinnuna. Prófið síðan afmarkaða breytingu og berið niðurstöðurnar saman.
Þannig má sjá hvort breytingin spari tíma, bæti gæði og létti á starfsfólki áður en hún er tekin upp víðar.
Hjá Talents hjálpum við bókhaldsstofum og fyrirtækjum að greina tímafreka verkferla og finna viðeigandi lausnir. Þær geta falist í sérhæfðu starfsfólki, gagnavinnslu, Business Central stuðningi, kerfistengingum eða sjálfvirkni.
Hvaða endurtekna verkefni tekur mestan tíma hjá ykkur? Hafðu samband á contact@talents.is og við skoðum hvar er best að byrja.
