Talents býður íslenskum fyrirtækjum aðgang að sérfræðingum sem aðstoða við bókhaldsvinnu, gagnavinnslu og daglega notkun Microsoft Dynamics 365 Business Central. Markmiðið er að auka afkastagetu, bæta nákvæmni og gefa starfsfólki meiri tíma til að sinna rekstrinum. Með skýrri verkaskiptingu og yfirferð annars aðila má draga úr villum og tryggja að fleiri augu séu á upplýsingunum sem ákvarðanir byggja á.
Þegar dagleg verkefni taka tíma frá rekstrinum
Í bókhaldi og fjármálum fyrirtækja eru mörg verkefni sem verða einfaldlega að klárast. Reikninga þarf að skrá, upplýsingar að yfirfara, færslur að stemma af og gögn að undirbúa fyrir uppgjör. Á sama tíma þarf að svara fyrirspurnum og útvega stjórnendum upplýsingar um stöðu rekstrarins.
Þegar álagið eykst verður oft minni tími til að skoða frávik, bæta vinnulag og nýta upplýsingarnar sem þegar eru til staðar. Hjá minni fyrirtækjum getur þessi vinna að stórum hluta lent á einum starfsmanni eða eigandanum sjálfum. Hjá stærri fyrirtækjum getur hún bundið tíma sérfræðinga sem þurfa líka að sinna greiningu og áætlanagerð.
Talents hjálpar fyrirtækjum að bæta við stuðningi þar sem hans er þörf, án þess að þau þurfi sjálf að leita að og ráða nýjan starfsmann.
Aðstoð sem byggir á þínum verkefnum
Þjónustan felst í að útvega sérhæft starfsfólk sem getur tekið að sér skilgreind verkefni í Business Central og unnið með núverandi starfsfólki eða bókhaldsstofu fyrirtækisins.
Við byrjum á að skoða hvar vinnan safnast upp, hvaða verkefni taka mestan tíma og hvar viðbótaryfirferð gæti skilað ávinningi. Út frá því skilgreinum við umfang, nauðsynlega hæfni og hvernig samstarfið á að ganga fyrir sig.
Aðstoðin getur meðal annars falist í:
- Skráningu og yfirferð reikninga samkvæmt samþykktu verklagi.
- Undirbúningi afstemminga og eftirfylgni með mismun.
- Gagnainnflutningi, gagnahreinsun og viðhaldi grunnskráa.
- Yfirferð viðskiptamanna-, lánardrottna- og vöruskráa.
- Undirbúningi gagna og skýrslna fyrir uppgjör.
- Samantekt frávika sem þarf að skoða nánar.
Verkefnin ráðast af reynslu sérfræðingsins, aðgengi að gögnum og þeirri ábyrgðarskiptingu sem samið er um.
Fjögur augu sjá betur en tvö
Nákvæmni í bókhaldi snýst ekki eingöngu um að starfsfólk vandi sig. Hún byggir líka á vinnulagi sem gefur svigrúm til yfirferðar og gerir auðveldara að finna mistök áður en þau hafa áhrif á ákvarðanir eða uppgjör.
Þar kemur hugmyndin um að fjögur augu sjái betur en tvö sterkt inn. Einn aðili getur undirbúið gögn eða skráð færslur og annar farið yfir skilgreind atriði áður en vinnan er samþykkt.
Viðbótaryfirferð getur til dæmis hjálpað til við að finna tvískráða reikninga, óvenjulegar fjárhæðir, rangar dagsetningar eða ósamræmi milli fylgiskjala og skráningar. Hún getur einnig dregið fram upplýsingar sem vantar og annars hefðu tafið afstemmingu síðar.
Fleiri augu ein og sér tryggja þó ekki betri niðurstöðu. Til þess þarf skýrt verklag: hvað er yfirfarið, hver samþykkir og hvernig brugðist er við frávikum. Talents vinnur með viðskiptavinum að því að skilgreina þessa þætti.
Meiri tími til að nýta tölurnar
Ávinningurinn af stuðningi við bókhaldið á að sjást í rekstrinum. Þegar skráning, gagnavinnsla og undirbúningur eru í góðum farvegi getur innra teymið varið meiri tíma í að skilja stöðuna og bregðast við henni.
Það getur þýtt meiri tíma til að skoða útistandandi kröfur, fylgjast með kostnaðarþróun, greina frávik og undirbúa næstu skref. Stjórnendur þurfa síður að bíða eftir að gögn séu tekin saman og lykilstarfsfólk fær meira svigrúm til að sinna verkefnum sem krefjast þekkingar þess á fyrirtækinu.
Markmiðið er þannig bæði að létta á daglegri vinnu og bæta grunninn að upplýstum ákvörðunum. Umfang ávinningsins fer eftir verkefnunum og stöðunni við upphaf samstarfsins.
Alþjóðleg sérþekking með persónulegri eftirfylgni
Talents nýtir alþjóðlegt tengslanet sérfræðinga, meðal annars á Filippseyjum, til að veita íslenskum fyrirtækjum aðgang að hæfu starfsfólki á hagstæðum kjörum.
Við finnum fólk með þekkingu sem hentar verkefnunum og fylgjum samstarfinu eftir. Viðskiptavinurinn hefur skýran tengilið hjá Talents og samið er um verkefni, samskipti, gæðakröfur og skil.
Í upphafi þarf að gefa sér tíma til að kynna verklag, útskýra sérkenni rekstrarins og fara yfir fyrstu niðurstöður. Sá undirbúningur hjálpar sérfræðingnum að verða gagnlegur hluti af samstarfinu og dregur úr óþarfa leiðréttingum síðar.
Áherslan er á stöðugan stuðning sem fellur að starfsemi fyrirtækisins og skilar skilgreindum afrakstri.
Hvað með tungumál og íslenskt bókhald?
Verkefni sem hægt er að skilgreina og vinna á ensku henta vel sem upphafspunktur. Það á til dæmis við um ákveðna gagnavinnslu, yfirferð samkvæmt gátlistum og undirbúning afstemminga.
Íslensk fylgiskjöl, fyrirspurnir og sértæk bókhaldsleg álitaefni geta hins vegar kallað á íslenskukunnáttu og staðbundna sérþekkingu. Þess vegna er mikilvægt að ákveða frá upphafi hvaða verkefni sérfræðingurinn sinnir sjálfstætt og hvaða atriði fara til innra teymis eða bókhaldsstofu.
Þjónustan er skipulögð í samstarfi við þá sem bera ábyrgð á bókhaldinu. Aðgangur að kerfum og gögnum er afmarkaður við verkefnin og samþykktir, meðal annars vegna greiðslna, haldast hjá þeim aðilum sem fyrirtækið tilnefnir.
Tvær leiðir eftir umfangi
Fyrirtæki þurfa mismikinn stuðning. Sum vilja reglulega aðstoð við afmarkaða verkþætti en önnur hafa næg verkefni fyrir sérfræðing í fullu starfi.
Business Central þjónustusamningur 99.900 kr. + VSK á mánuði
Pakkinn felur í sér allt að 20 vinnustundir á mánuði og hentar fyrirtækjum sem þurfa reglulega aðstoð við gagnavinnslu, bókhaldstengd verkefni, skýrslugerð eða daglega kerfisvinnu. Verkefnum er forgangsraðað innan tímamarkanna.
Business Central sérfræðingur í fullu starfi 499.000 kr. + VSK á mánuði
Þessi leið felur í sér allt að 160 vinnustundir á mánuði hjá sérfræðingi sem sinnir verkefnum viðskiptavinarins. Hún hentar fyrirtækjum, bókhaldsstofum og Business Central þjónustuaðilum sem þurfa meiri og samfelldari afkastagetu.
Í báðum tilvikum er umfang og hæfniþörf staðfest áður en samstarf hefst. Sérhæfð forritun og flóknari ráðgjöf eru metin sérstaklega.
Byrjum á því sem skilar mestum ávinningi
Góður upphafspunktur er eitt afmarkað verkefni sem kemur reglulega upp og hægt er að meta árangur af. Það gæti verið undirbúningur tiltekinnar afstemmingar, yfirferð grunnskráa eða samantekt gagna fyrir mánaðarlegt uppgjör.
Við skilgreinum hvernig staðan er í dag, hvaða niðurstöðu á að ná og hver fer yfir afraksturinn. Síðan fylgjumst við með tímanum sem fer í verkefnið, leiðréttingum sem þarf að gera og því hvort álag á innra teymið minnkar.
Þegar samstarfið hefur sannað gildi sitt má bæta við verkefnum. Þannig byggist þjónustan upp í takt við þarfir fyrirtækisins, með áherslu á nákvæmni, skýra ábyrgð og raunverulegan ávinning.
Vantar þitt fyrirtæki fleiri hendur við bókhaldið og fleiri augu á tölurnar? Hafðu samband við Talents og við skoðum hvar stuðningur í Business Central getur skilað mestum árangri fyrir reksturinn.
